jak zyskać więcej czasu – 7 sprawdzonych sposobów

jak_zyskać_więcej_czasu

Ciągle masz wrażenie, że doba jest za krótka, choć pracujesz po szesnaście godzin? Brakuje Ci czasu na uporanie się ze wszystkimi obowiązkami, nie wspominając nawet o spotkaniach ze znajomymi czy weekendowym wypadzie za miasto z rodziną? Zamiast przeklinać firmę lub pracodawcę, przyjrzyj się temu, jak zarządzasz swoim czasem. Oto 7 sprawdzonych sposobów na zyskanie kilku cennych godzin tygodniowo.

  1. PLANUJ

Istnieją ludzie, którzy niczego nie planują i są bardzo szczęśliwi. Jeśli jednak masz na głowie prowadzenie firmy, dwoje małych dzieci w domu lub kilka pasji, które chcesz rozwijać, wcześniej lub później dopadnie Cię chaos. Chyba, że zaczniesz planować.

Zaopatrz się w kalendarz w wersji papierowej lub elektronicznej i wpisz wszystkie zadania, które masz wykonać w ciągu danego dnia, z uwzględnieniem czasu, jaki chcesz na to przeznaczyć. To bardzo ważne, bo limit czasowy motywuje do działania. Jeśli wiesz, że na odpisanie na maile masz 30 lub 60 minut i ani chwili więcej, ponieważ czeka Cię wizyta u lekarza lub musisz odebrać dziecko ze szkoły, wówczas skupiasz się na danej czynności, by zdążyć ją wykonać w wyznaczonym czasie. Warunek – naucz się realnie oceniać ile czasu potrzebujesz na wykonanie zadania. Początkowo może to być trudne, ponieważ sporo czynności wykonujemy automatycznie, odruchowo, nie zastanawiając się nad tym, ile cennych minut na to poświęcamy,  jednak im częściej będziesz się temu przyglądał, tym szybciej zyskasz umiejętność właściwej oceny sytuacji. Przy okazji można się sporo dowiedzieć na temat tego jak marnotrawimy nasz czas.

Przy planowaniu zadań, pamiętaj o uwzględnieniu takich rzeczy jak np. czas dojazdu na miejsce spotkania, konieczność rozmowy z panią przedszkolanką czy to, że w sklepie spożywczym może być kolejka. Pomiędzy poszczególnymi pozycjami w kalendarzu, stwórz sobie bufory czasowe – u mnie to np. 15 minut pomiędzy większymi zadaniami. Dzięki nim będziesz mieć chwilę na odpoczynek lub zapas czasowy, jeśli rozmowa telefoniczna z babcią się przedłuży.

Nie ma czegoś takiego jak idealny system zarządzania czasem. Zawsze może wydarzyć się coś, co zburzy Twój grafik i wywróci wszystko do góry nogami. Spokojnie, takie rzeczy się zdarzają. Jedyne co można wtedy zrobić, to zaplanować wszystko od nowa.

planuj

  1. POZBĄDŹ SIĘ ROZPRASZACZY

Każdy ma jakieś swoje rozpraszacze. Coraz częściej to surfowanie po Internecie: ciekawe strony, blogi, portale społecznościowe skutecznie kuszą i kradną nasz czas. Nie musisz z tego zrezygnować, po prostu to sobie zaplanuj.

Kolejny istotny problem to powiadomienia w telefonie – wyłącz je. Nie musisz natychmiast odpowiadać na komentarz na Twitterze lub sprawdzać, kto polubił Twój post na Facebook’u. A o ile nie powinieneś być „pod telefonem” ze względu np. na zły stan zdrowia rodziców lub fakt, że posiadasz małe dziecko, wyłącz aparat lub wycisz go i odłóż tak, by był poza zasięgiem Twojego wzroku. Odpiszesz na SMS-y i oddzwonisz, gdy będziesz mógł.

Jeśli pełnisz funkcję kierowniczą, takim rozpraszaczem mogą być częste wizyty podwładnych – wyznacz konkretne godziny, w których każdy ze współpracowników może do Ciebie przyjść, by omówić istotną, jego zdaniem, kwestię. To pomoże Ci skupić się na pracy, a Twoich kolegów nauczy samodzielności w podejmowaniu decyzji i kreatywności w rozwiązywaniu problemów.

  1. SPRAWDZAJ POCZTĘ DWA RAZY DZIENNIE

Mało rzeczy potrafi tak skutecznie zirytować i odciągnąć od bieżącego zadania, jak okienko w rogu ekranu monitora, w którym pojawia się informacja, że właśnie otrzymałeś maila. Moja metoda – sprawdzaj pocztę dwa razy dziennie, rano i wieczorem.

Gdybym reagowała na każdego, pojawiającego się w mojej skrzynce maila, nie miałabym czasu na nic innego. Przy systemie sprawdzania poczty rano i wieczorem, problem właściwie nie istnieje. Prawdę powiedziawszy to dla mnie swego rodzaju odkrycie, jeszcze tydzień temu takie powiadomienia wydawały mi się koniecznością, gdyż pozwalały szybko reagować na przychodzące wiadomości. Rzecz w tym, że większość z nich wcale nie wymagała natychmiastowej reakcji. Dzięki wprowadzeniu systemu „poczta – rano i wieczorem” zyskałam święty spokój.

  1. NIE KAŻDA SPRAWA WYMAGA SPOTKANIA

Tracimy setki godzin rocznie na dojazdy na spotkania, które są zbędne. Nie żartuję. Ludzie mają to do siebie, że lubią się spotykać z byle powodu. Większość spraw, które rzekomo wymagały wypicia razem kawy, można było spokojnie omówić przez telefon lub za pomocą poczty elektronicznej. Takie „szybkie kawy” często zmieniają się w godzinne „nasiadówki”, podczas których słuchamy nie tylko o celu spotkania, ale też o pogodzie, działaniach konkurencji, najnowszych plotkach… Co gorsza jednak, często nic z takiego wspólnego wypadu do kawiarni nie wynika, zostaje natomiast poczucie straconego czasu. Może więc warto się zastanowić czy ta konkretna kwestia rzeczywiście wymaga spotkania.

nie każda sprawa wymaga spotkania

  1. NAUCZ SIĘ ODMAWIAĆ

Wiele osób obawia się mówić „nie”. Boją się, że odmowa zrani lub obrazi proszącego. Przykro mi, ale w tej kwestii szczypta egoizmu to konieczność. Odmawianie może wzbudzać poczucie winy, ale to nic złego. Pamiętaj, że podejmując się jakiegoś zobowiązania, rezygnujesz z czasu, który mógłbyś przeznaczyć na działania istotne dla Ciebie, dlatego świadomie wybieraj projekty, w które chcesz się zaangażować – niech to będzie coś, co przy okazji pozwoli Ci się rozwinąć, zdobyć nowe umiejętności lub da Ci satysfakcję, że możesz zrobić coś dla innych.

  1. DELEGUJ ZADANIA

Jeśli masz taką możliwość, deleguj zadania. Nie wszystko musisz robić samodzielnie, zwłaszcza, gdy pełnisz funkcję kierowniczą. Skup się na priorytetach, a proste czynności powierz komuś innemu. Nie kseruj stosu dokumentów, jeśli w tym czasie jesteś w stanie wypracować zysk większy niż koszt zatrudnienia kogoś, kto zrobi to za Ciebie. Korzystaj ze swoich unikalnych umiejętności, innym zostaw zadania, które może wykonać niemal każdy.

  1. NIE RÓB DWA RAZY TEJ SAMEJ RZECZY

Nie odkładaj na później rzeczy, z którymi możesz się uporać w ciągu kilku minut. Jeśli odłożysz na później odpisanie na maila, zanim to zrobisz będziesz musiał jeszcze raz go przeczytać. Podobnie jest z rachunkami – jeśli najpierw je otworzysz, by zerknąć na kwotę, a dopiero za kilka godzin lub dni zechcesz je opłacić, będziesz zmuszony spojrzeć na nie raz jeszcze. Wniosek jest prosty – dwa razy robisz tę samą rzecz, gdy można zrobić coś raz i nie tracić czasu na robienie tego ponownie. Wystarczy zając się daną kwestią od razu, a jeśli to niemożliwe, nie zawracaj sobie tym głowy do czasu, gdy w Twoim kalendarzu nie znajdziesz odpowiedniej pozycji, jak: „opłata rachunków” lub „odpisywanie na maile”.

sprawdzaj pocztę dwa razy dziennie

Oto moje sposoby na uporządkowanie swojego grafiku i zyskanie kilku dodatkowych godzin tygodniowo. A Ty, jak zarządzasz swoim czasem? Czekam na Wasze komentarze.

Część pomysłów zaczerpnęłam z książki Kevina Kruse „15 tajemnic zarządzania czasem. O czym wiedza ludzie sukcesu?” – polecam, całkiem przydatna lektura.

Posty o podobnej tematyce:

Foto: unsplash.com

 

Join the discussion

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *